Mit Arbeitsbeginn stehen Ihnen ein Arbeitsplatz mit Büromöbeln, ein PC oder Laptop mit entsprechender Software, ein Telefon und eine Thoska-Karte zur Verfügung. Benötigen Sie zusätzliche Büroausstattungen wenden Sie sich bitte an Ihre:n Vorgesetzte:n bzw. in den Fakultäten an Dekanatsmitarbeiter:innen. Auch die Mitarbeiter:innen vom Dezernat 4/Beschaffung unterstützen Sie gern. 

An der HSM können Sie Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten. 
Dies ermöglichen ein Gleitzeitkonto, die verschiedenen Arbeitszeitmodelle und die Regelungen zur möglichen alternierenden Telearbeit (Home-Office). Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte den entsprechenden Dienstvereinbarungen oder Ihrem Ansprechpartner im Dezernat Personal & Recht.

Vor einer Dienstreise ist zwingend ein Dienstreiseantrag zu stellen. Die Abrechnung der Reisekosten kann innerhalb einer Ausschlussfrist von 3 Monaten nach der Dienstreise beantragt werden. Alle wichtigen Informationen und aktuelle Formulare finden Sie im Alfresco Dokumentenservice unter dem Punkt Dienstreisen oder direkt bei Ihrer Ansprechpartnerin im Dezernat Personal und Recht.

Auf der Homepage der HSM finden Sie im hochschulinternen Alfresco Dokumentencenter, alle wichtigen Dokumente der Hochschulverwaltung, Fakultäten und Gremien.

Das Rechenzentrum der Hochschule Schmalkalden stellt jedem Angehörigen der Hochschule mit der Einstellung ein E-Mail-Postfach zur Verfügung. Nähere Hinweise erhalten Sie hier.

Die FHS-ID ist Ihre zentrale Nutzerkennung - ermöglicht die Nutzung zahlreicher Dienste des Rechenzentrums wie z.B. WLAN, VPN und E-Mail. Sie wird Ihnen zu Beginn Ihrer Beschäftigung vom Hochschulrechenzentrum übermittelt. 

In der Gesellschaftder Freunde und Förderer der Hochschule Schmalkalden (GFF) haben es sich Alumni, Wissenschaftler, Bürger, Vertreter namhafter Wirtschaftsunternehmen und regionale Institutionen zur Aufgabe gemacht, Projekte der Lehre, Forschung und des kulturellen Lebens der Hochschule Schmalkalden ideell und materiell zu unterstützen.

Als Mitarbeitende der Hochschule Schmalkalden können Sie mit der HSM-Cloud einen Online-Speicherdienst nutzen, der es Ihnen ermöglicht, auf Ihre Daten von verschiedenen Rechnern und mobilen Endgeräten aus zuzugreifen bzw. Daten zwischen diesen auszutauschen.  Wenn gewünscht können Sie die Daten bspw. mit Forschungspartnern teilen bzw. an Studierende weiterreichen (Sync & Share). Eine automatische Bereitstellung erfolgt mit dem Beginn Ihres Arbeitsvertrages und der Aktivierung Ihres HSM-Accounts. Nähere Informationen erhalten Sie auf den Seiten des Hochschulrechenzentrums.

Auf den Webseiten des Hochschulrechenzentrums finden Sie u. a. Bedienungsanleitungen und Tipps für die Nutzung von Medientechnik in Seminarräumen, von Telefonen und weiteren IT-Services.

Sollten Sie erkranken, sind umgehend Ihr:e Vorgesetzte:r sowie das Dezernat Personal & Recht zu informieren. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird seit Januar 2023 elektronisch übermittelt. Nutzen Sie zur Meldung Ihrer Arbeitsunfähigkeitszeiten die dafür eingerichtete E-Mail Adresse: AU(at)hs-schmalkalden.de. Nähere Informationen dazu erhalten Sie zu Arbeitsbeginn in Ihrer Onboarding Mappe bzw. bei Ihrem Ansprechpartner im Dezernat Personal und Recht. 

Das Dezernat Liegenschaften (Dezernat 5) ist für die Wartung und den Betrieb der technischen Anlagen in den Häusern und auf dem Campus zuständig und Ihre Anlaufstelle bei technischen Störungen sämtlicher Anlagen. Auch Reparaturen und Instandsetzung in den Bereichen Elektro, Sanitär, Mobiliar/Inventar, Möbelentsorgung sowie Malerarbeiten, technische Umbauten sowie die Gebäudereinigung werden durch das Dezernat 5 ausgeführt oder in Auftrag gegeben. Hier erhalten Sie auch benötigte Schlüssel. Für die Raumbuchung gibt es ein zentrales Raumbuchungssystem. Die Kontaktadressen finden Sie hier.

Hier gelangen Sie zur Übersicht und Ausgangspunkt aller wichtigen Mitarbeiterinformationen

Ausgeübte Nebentätigkeiten sind vorab bei der Hochschule schriftlich anzuzeigen (§ 3 (4) TV-L, i.V.m. § 40 Nr. 2 Ziff. 2 TV-L). Gleiches gilt für Ehrenämter, sofern sie eines nicht zu vernachlässigenden Zeitaufwands bedürfen. Die Nebentätigkeit/Ehrenamt darf die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten der Beschäftigten oder berechtigte Interessen des Arbeitgebers nicht beeinträchtigen.
Gemäß §14 Thüringer Brand- und Katastrophenschutzgesetz haben ehrenamtliche Feuerwehrangehörige und Mitglieder gleichgestellter Hilfsorganisationen das Recht und oft auch die Pflicht, während der Arbeitszeit einem Notfalleinsatz nachzugehen sowie an Schulungen, Übungen und Aus- und Fortbildungsveranstaltungen teilzunehmen. Sie sind dafür von der Dienstpflicht unter Fortzahlung des Arbeitsentgeltes befreit. Dies gilt auch für eine angemessene Zeit davor und danach sowie für die Zeit zur Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit. Zur Korrektur Ihrer Zeiterfassung wenden Sie sich im Anschluss an einen Hilfseinsatz jederzeit an Ihre Ansprechpartner im Dezernat Personal & Recht. Diese stehen Ihnen auch bei Fragen zu diesem Thema gern zur Verfügung.

Auf dem Hochschulgelände werden ausgewiesene Parkflächen für Bedienstete zur Verfügung gestellt. Das Parken ist dort ausschließlich mit einer gültigen Parkberechtigung erlaubt. Diese erhalten Sie auf Antrag im Dezernat 5/Liegenschaften. Weitere Informationen dazu sind der Verkehrs- und Parkordnung der Hochschule zu entnehmen. 

Die Poststelle finden Sie im Haus A im Erdgeschoss Zimmer A0006. Jede Organisationseinheit hat ein Hauspostfach, für Posteinwurf oder Abholung der Hauspost auch außerhalb der Öffnungszeiten. 
Öffnungszeiten: Mo–Do 09:00–13:00 Uhr und Fr. 09:00- 12:30 Uhr.

Mit einer professionellen Software zum Geschäftsprozessmanagement möchten wir alle relevanten Geschäftsprozess der HSM nebst den dazugehörigen Formularen, Rechtsgrundlagen und weiteren Dokumenten aktuell, transparent und niedrigschwellig im PIP abbilden. Aktuell befindet sich das System noch in einer Testphase. Bei Rückfragen wenden Sie sich gern an: hrz-prozesse(at)hs-schmalkalden.de

Das Qualitätsmanagement-Portal bietet für alle Angehörigen der Hochschule eine zentrale 
Informationsstelle zum Qualitätsmanagement an der Hochschule im Allgemeinen und speziell für den Bereich Studium und Lehre.

Nicht zeitkritische Störungen an Gebäuden und Gebäudetechnik, Verschmutzungen, Reparaturanfragen können an hausverwaltung(at)hs-schmalkalden.de gemeldet werden.

Ihre Schlüssel für Büro, Haupteingang und evtl. weitere benötigte Schlüssel erhalten Sie zu Arbeitsbeginn im Dezernat 5 (Haus G/Zimmer G0111). Die Schlüssel sind sorgfältig aufzubewahren und dürfen keinem unbefugten Dritten überlassen werden. Bei Schlüsselverlust wird der Betroffene haftbar gemacht. Es empfiehlt sich der Abschluss einer Schlüsselversicherung.

Das akademische Jahr an der Hochschule Schmalkalden gliedert sich in Winter- und Sommersemester mit Vorlesungszeiten und vorlesungsfreien Zeiträumen. Die Semester schließen mit der Prüfungsphase ab. In der Regel findet das Wintersemester von Oktober bis März statt und das Sommersemester von April bis September. Die genauen Zeiträume finden Sie hier.

Stud.IP steht für "Studienbegleitender Internetsupport von Präsenzlehre" und ist ein Lern- und Campusmanagementsystem. Hier können unsere Mitarbeitenden Veranstaltungen und Räume buchen. Auf dieser Plattform finden Sie auch das hochschulinterne "Schwarze Brett".

Unsere Arbeitsplätze sind mit modernen Cisco IP-Telefonen ausgestattet. 
Informationen zur Bedienung und Neueinrichtung der Telefonanlage finden Sie auf den Seiten des Hochschulrechenzentrums. Hochschulmitarbeitende erhalten eine personenbezogene Telefonnummer, die mit dem ersten Arbeitstag aktiviert wird.

Als Hochschulangehörige:r der HSM erhalten Sie zu Beginn Ihrer Beschäftigung die Thüringer Hochschul- und Studentenwerkskarte THOSKA. Diese Chipkarte dient als Dienstausweis und ist für folgende Anwendungen zu nutzen: 
-    Zutrittskontrolle und Zeiterfassung 
-    Zahlfunktion (Mensa und Caféteria) 
-    Bibliotheksnutzung 
-    Zutritt zu Parkplätzen 
Die THOSKA bekommen Sie im THOSKA-Büro im Haus A/Zimmer A0010. Im Eingangsbereich der Mensa und der Bibliothek befinden sich Automaten, an denen Sie die Karte valideren und mit Geld bzw. EC-Karte aufladen können.

Ihren vertraglich geregelten Urlaubsanspruch erfahren Sie im Dezernat Personal & Recht. Urlaubsanträge sind direkt über das Zeiterfassungssystem PRIMION zu stellen und werden zur Genehmigung automatisch an Ihre:n Vorgesetzte:n weitergeleitet. Der Erholungsurlaub ist bis zum 30.09. des Folgejahres zu nehmen.

Sofern Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Visitenkarten benötigen, wenden Sie sich zur Gestaltung gern an die Leitung der Hochschulkommunikation. Dort erhalten Sie auch den Kontakt zu möglichen Druckereien.

An der HSM können Sie das Wireless LAN „Eduroam“ nutzen. Hochschulmitglieder können sich hierfür mittels FHS-ID und zugehörigem Passwort im WLAN authentifizieren. Für die Einrichtung empfehlen wir Ihnen die Nutzung der bereitgestellten Konfigurationsprogramme.

In allen Häusern der Hochschule sind Zeiterfassungsgeräte der Firma PRIMION installiert.
Diese dienen der Erfassung von Anwesenheitszeiten und Dienstgängen. 
Einsicht in Ihr Zeitkonto erhalten Sie mittels Zugriffsberechtigung zum Primion Web Portal welche Ihnen zu Beginn Ihrer Beschäftigung eingerichtet wird.

Zu Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses erhalten Sie ein Telefonverzeichnis mit den Kontaktdaten und organisatorischen Zuordnung aller Hochschulmitarbeiter:innen. Das navigierbare Organigramm der Hochschule finden Sie auf unserer Homepage.