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ERASMUS+

Planung und Nominierung

Mit der Planung Ihres Erasmus+-Austauschstudiums sollten Sie etwa ein Jahr im Voraus beginnen. Informieren Sie sich auf der Homepage Ihrer Fakultät oder beraten Sie sich mit Ihrem zuständigen Auslandskoordinator bezüglich geeigneter Hochschulen, Studienangeboten, Dauer und Finanzierung. Der Auslandskoordinator erteilt Ihnen zudem eine Frist zur Abgabe der Bewerbung in der Fakultät. Nach Ablauf dieser Frist wird Ihre Bewerbung an das International Office weitergeleitet. Die zuständige Erasmus-Koordinatorin bittet Sie daraufhin via E-Mail um eine Bestätigung Ihres gewünschten Austauschstudiums im angegebenen Zeitraum (ein oder zwei Semester), woraufhin sie Sie an der jeweiligen Gasthochschule nominiert.

Sollten Sie im Vorfeld Ihres Aufenthaltes neugierig geworden sein, wie es anderen Studierenden ergangen ist, können Sie deren Erfahrungen und Eindrücke gerne hier nachlesen. Alternativ sind diese auch in gedruckter Form in der Cellarius Bibliothek einsehbar. 

 

Anmeldung und Förderung

Ihre Aufnahme in das Programm Erasmus+ erfolgt nun automatisch, ohne dass es einer weiteren Bewerbung Ihrerseits bedarf. In einem nächsten Schritt erhalten Sie, ebenfalls via E-Mail von der Erasmus-Koordinatorin, den Antrag auf Erasmus+-Förderung (wichtig: Doppelförderungen sind ausgeschlossen, bitte entsprechend informieren).

Nach Ablauf der Nominierungsfrist an der Gasthochschule werden Sie von dieser direkt kontaktiert und erhalten weitere Informationen sowie ggf. die Aufforderung zum Einreichen weiterer Unterlagen. Klären Sie diesbezügliche Fragen ab diesem Zeitpunkt bitte mit der jeweiligen Kontaktperson der Gasthochschule.

 

Letter of Acceptance und Learning Agreement

Im weiteren Verlauf übersendet Ihnen die Gasthochschule den Letter of Acceptance, den Sie bitte umgehend an die Erasmus-Koordinatorin im International Office der Hochschule Schmalkalden weiterleiten. Zudem müssen Sie nun, in Absprache mit Ihrem Auslandskoordinator, das Learning Agreement ausfüllen und unterschreiben und es anschließend (als Scan) an die Gasthochschule schicken. Das von der Gasthochschule unterschriebene und an Sie zurückgeschickte Learning Agreement leiten Sie bitte ebenfalls an unsere Erasmus-Koordinatorin weiter.

 

Grant Agreement und Finalisierung der Vorbereitung

Diese schickt Ihnen nun das sogenannte Grant Agreement, das Sie bitte erneut ausfüllen, unterzeichnen und zurückschicken. Im gleichen Zug erhalten Sie zudem einen Link zum Ablegen des obligatorischen OSL-Sprachkurses sowie die Erasmus-Charta mit Hinweisen zu Ihrem geplanten Aufenthalt.

 

Krankenversicherung

Auf der Webseite www.covomo.de/ finden Sie unabhängige Informationen bezüglich Ihres Versicherungsschutzes während Ihres Auslandsaufenthaltes. Außerdem gibt es dort einen Vergleichsrechner, der eine individuelle Suche nach passenden Versicherungen ermöglicht sowie allgemeine Informationen rund um Ihr Auslandssemester.

 

Visum

Ob Sie ein Visum benötigen, hängt vom Zielland ab. Innerhalb Europas sind für deutsche Staatsbürger keine Visa notwendig, für die USA, Kanada und Australien zum Beispiel schon. Ihre Gasthochschule oder ein Verantwortlicher Ihres Austauschprogramms teilt Ihnen mit, welche spezielle Art des Visums erforderlich ist. In der Regel handelt es sich um ein sogenanntes Study Permit, das einem erlaubt, für eine gewisse Zeit in diesem Land zu studieren. Dies stellt keine längerfristige Aufenthaltserlaubnis dar. Das Visum wird in der Regel bei der Botschaft des jeweiligen Ziellandes beantragt. Kümmern Sie sich darum bitte frühestmöglich, da es häufig zu Verzögerungen kommt.

 

Beginn des Aufenthaltes

Damit ist die Vorbereitung Ihres Studienaufenthaltes zumindest hochschulseitig abgeschlossen und Sie können zum geplanten Studienbeginn an Ihre Gasthochschule reisen. Dort erhalten Sie eine Ankunftsbestätigung, die Sie bitte umgehend an unsere Erasmus-Koordinatorin weiterleiten. Daraufhin wird Ihnen die erste Stipendienrate im Umfang von 70 % der Gesamtförderung ausgezahlt.

 

Während des Aufenthaltes

Nun können Sie sich (sofern noch nicht geschehen) um die Gestaltung Ihres Stundenplans kümmern. Sollten sich Änderungen am vorher eingereichten Learning Agreement ergeben, so füllen Sie einfach die Rubrik „Changes made during the mobility“ aus, unterschreiben, lassen den Verantwortlichen an der Gasthochschule unterschreiben und schicken einen Scan an Ihren Auslandskoordinator, der das Dokument unterschrieben abermals an unsere Erasmus-Koordinatorin weiterleitet. Gegebenenfalls erhalten Sie während Ihres Aufenthaltes noch weitere Informationen.

 

Nach dem Aufenthalt

Bis spätestens fünf Wochen nach Ihrer Rückkehr müssen Sie die folgenden Dokumente vorlegen:

  • Transcript of Records
  • Bestätigung der Gasthochschule über die exakte Dauer des Aufenthaltes
  • vollständig unterschriebenes Learning Agreement im Original (inkl. Rubrik „After the mobility“: übertragen Sie hier die Informationen aus dem Transcript of Records; durch seine Unterschrift bestätigt der Auslandskoordinator die Anerkennung der Leistungen)
  • Ausdruck des Notenspiegels, sobald Noten aus dem Transcript of Records übertragen sind
  • Bericht über den Auslandsaufenthalt (Informationen dazu erhalten Sie via E-Mail) sowie Online-
    Bericht (Aufforderung per E-Mail sowie einen entsprechenden Link erhalten Sie direkt nach Ihrer Rückkehr)

Erst wenn diese Dokumente vollständig vorliegen, darf die Auszahlung der zweiten Rate der Erasmus+-Förderung erfolgen. Wir hoffen, dass der Auslandsaufenthalt zu Ihrer vollen Zufriedenheit verlaufen ist. Vielleicht kommt künftig ja auch ein Auslandspraktikum für Sie in Frage?